Política de privacidad

POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE OPTICALIA COLOMBIA S.A.S.

CAPÍTULO 1

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Legislación aplicable. Estas Políticas incorporan los mandatos contenidos en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. Estas Políticas se aplican al Tratamiento de los Datos Personales de los cuales Opticalia Colombia S.A.S. (“Opticalia”), o quien éste designe, sea Responsable y/o Encargado en los términos de la ley.

Artículo 3. Definiciones. Las siguientes definiciones se deberán tener en cuenta para la interpretación de estas Políticas y se usarán indistintamente en singular o plural sin que por ello se altere su significado.

  1. Opticalia. Es una sociedad colombiana, domiciliada en Bogotá, quien para los efectos de las Políticas actúa como Responsable y/o Encargada del Tratamiento de Datos Personales de las Bases de Datos según corresponda.

  2. Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de los Datos Personales.

  3. Base de Datos Personales. Conjunto organizado de los Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de Opticalia, o quien ésta designe, en su condición de Responsable y/o Encargada de los Datos Personales.

  4. Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  5. Dato Público. Es el dato calificado como tal según la ley o la Constitución Política de Colombia. Algunos ejemplos son el estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  6. Datos de Menores y Adolescentes. Son los Datos Personales cuyos Titulares son menores de edad, entiendo por ello los sujetos con edad inferior a los 18 años, cuyo Tratamiento deberá asegurar la prevalencia de sus derechos fundamentales. Esta tipología de datos incluye aquellos que pertenecen a los infantes los cuales tendrán un tratamiento especial por pertenecer a una población con derechos prevalentes.

  7. Datos Sensibles. Son los que pueden afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

  8. Encargado del Tratamiento o Encargado. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

  9. Página Web de Opticalia. Es la página web a través de la cual Opticalia presta sus servicios a los Titulares, la cual se localiza en el siguiente URL: www.opticalia.co.

  10. Políticas. Son las Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales adoptado por Opticalia.

  11. Responsable del Tratamiento o Responsable. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

  12. SIC. Es la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad administrativa en materia de protección de datos personales en Colombia.

  13. Titular. Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.

  14. Transferencia. La Transferencia de Datos Personales es el envío de Datos Personales de parte del Responsable y/o Encargado a un tercero que se encuentra fuera o dentro del país y que a su vez será tratado como el Responsable del Tratamiento.

  15. Transmisión. Tratamiento de Datos Personales que hace el Encargado por cuenta del Responsable, y que implica una comunicación o envío de los Datos Personales dentro o fuera del territorio colombiano.

  16. Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones que recae sobre los Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los Datos Personales.

Artículo 4. Objeto.La elaboración y publicación de las presentes Políticas da cumplimiento a lo dispuesto en el literal k del artículo 17 y el literal f del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo, y en general, para el Tratamiento de los Datos Personales que realiza Opticalia, o quien éste designe, con el fin de garantizar y proteger los derechos de los Titulares.

Artículo 5. Principios.Los siguientes principios constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en las presentes Políticas:

  1. Principio de finalidad. El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

  2. Principio de libertad. El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

  3. Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

  4. Principio de transparencia. En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan.

  5. Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de la ley aplicable.

  6. Principio de seguridad. La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  7. Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley y en los términos de la misma.

  8. Protección de Datos Sensibles. Ni Opticalia ni a quien éste designe como Responsable o Encargado del Tratamiento recolectarán ni tratarán Datos Sensibles sin la autorización expresa del Titular.

  9. Protección de Datos de Menores de Edad. En las presentes Políticas se tendrán en cuenta los derechos prevalentes en cabeza de los menores de edad, brindando especial protección a sus derechos fundamentales de acuerdo con la Constitución Política de Colombia.

Artículo 6. Bases de Datos.Las políticas y procedimientos sobre las que Opticalia sea Responsable, son objeto de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 886 de 2014 y las demás normas que lo reglamenten, modifiquen o compilen.

CAPÍTULO II

DERECHOS DE LOS TITULARES

Artículo 7. Derechos de los Titulares. Los Titulares de los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos Personales de Opticalia tienen los siguientes derechos, los cuales no limitan aquellos que se encuentran consagrados en la Constitución Política de Colombia y en la ley:

  1. 7.1. Derecho de acceso. El Titular tiene derecho a obtener la información respecto de los Datos Personales que le pertenecen, conocer la finalidad con la cual se realiza el Tratamiento, la ubicación de las Bases de Datos que guardan sus Datos Personales y las comunicaciones y/o cesiones y/o envíos que se han realizado respecto de ellos.

  2. 7.2. Derecho de actualización. El Titular puede actualizar sus Datos Personales cuando éstos han experimentado alguna variación.

  3. 7.3. Derecho de rectificación. El Titular puede modificar sus Datos Personales cuando resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

  4. 7.4. Derecho de cancelación. El Titular puede suprimir sus Datos Personales cuando sean excesivos o no pertinentes de cara al Tratamiento, o el Tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

  5. 7.5. Derecho de revocatoria del consentimiento. El Titular puede revocar la autorización o consentimiento que habilita a Opticalia y/o a quien éste designe, a un Tratamiento con determinada finalidad, salvo cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de que el Dato Personales permanezca en las Bases de Datos de Opticalia.

  6. 7.6. Derecho a presentar quejas y reclamaciones o a ejercer acciones en torno al Tratamiento de sus Datos Personales. El Titular puede presentar ante la SIC, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes para la protección de sus Datos Personales.

  7. 7.7. Derecho a otorgar Autorización para el Tratamiento de Datos Personales. El Titular tiene derecho a otorgar Autorización a Opticalia, o a quien éste designe, para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Parágrafo. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del Titular del Dato Personal, sin perjuicio de las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio de estos derechos constituye una potestad personalísima y será ejercido por el Titular de manera exclusiva, salvo las excepciones consagradas en la ley.

Artículo 8. Mecanismos para otorgar la Autorización. La Autorización del Titular se recolectará mediante documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La Autorización la otorgará el Titular a Opticalia, o a quien éste designe, y garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular tanto las Políticas como los derechos que le asisten en torno al Tratamiento al que son objeto los Datos Personales que suministra.

Artículo 9. Prueba de la Autorización. Opticalia, y/o a quien éste designe, adoptará las medidas que sean necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvo Autorización por parte de los Titulares para el Tratamiento de los mismos.

CAPÍTULO III

OBLIGACIONES DE OPTICALIA

Artículo 10. Obligaciones del Responsable del Tratamiento. Opticalia, en su calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos Personales, cumplirá con las siguientes obligaciones:

  1. 10.1. Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  2. 10.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normativa aplicable, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.

  3. 10.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de los Datos Personales y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.

  4. 10.4. Conservar y almacenar los Datos Personales suministrados bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  5. 10.5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, según sea el caso, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  6. 10.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos Personales que previamente le hayan sido suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

  7. 10.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

  8. 10.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normativa aplicable.

  9. 10.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de los Datos Personales del Titular.

  10. 10.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en estas Políticas y en la ley.

  11. 10.11. Informar al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  12. 10.12. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y los consagrados en las Políticas.

  13. 10.13. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

  14. 10.14. Informar, a solicitud del Titular, sobre el Tratamiento que se le está dando a sus Datos Personales.

  15. 10.15. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de los Datos Personales de los Titulares.

  16. 10.16. Cumplir las instrucciones y requerimientos que le imparta la SIC en materia de protección de Datos Personales.

Artículo 11. Obligaciones del Encargado del Tratamiento. Opticalia, y/o a quien éste designe, en su calidad de Encargado del Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos Personales, cumplirá con las siguientes obligaciones:

  1. 11.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  2. 11.2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  3. 11.3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos Personales en los términos de la ley.

  4. 11.4. Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.

  5. 11.5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en las Políticas y en la ley.

  6. 11.6. Registrar en la Base de Datos Personales la leyenda “reclamo en trámite” en la forma como lo regula la ley, respecto de aquellas consultas, quejas o reclamaciones no resueltas, que hayan sido presentadas por los Titulares de los Datos Personales.

  7. 11.7. Anotar en la Base de Datos Personales la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.

  8. 11.8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.

  9. 11.9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

  10. 11.10. Informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

  11. 11.11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

Artículo 12. Datos Personales recolectados. Opticalia, en su calidad de Responsable de la información, podrá recoger Datos Personales tales como el nombre, apellidos y datos de identificación del Titular, datos de ubicación y contacto como direcciones físicas, electrónicas, telefónicas y de celular, datos relacionados con el género y la edad, fecha de nacimiento, intereses personales, preferencias y datos acerca de cómo se enteró de los servicios de Opticalia, información relativa a la ubicación del dispositivo utilizado para navegar en la Página Web de Opticalia, datos biométricos y aquellos relacionados con la imagen, así como datos de la salud, información de naturaleza sensible y datos sobre la historia clínica del Titular. Dependiendo del formulario al que acuda el usuario, esta información puede o no ser requerida.

En los casos en los que Opticalia solicite y recolecte Datos Sensibles, el Titular acepta y reconoce que fue informado respecto de las finalidades particulares que se tienen para el uso de dicha información y que no está obligado a su entrega en los términos de la legislación vigente.

Opticalia podrá recabar información de índole financiera para efectos de que se lleven a cabo las transacciones para la adquisición de servicios ofrecidos en su Página Web. Esta información será utilizada para efectos de materializar la relación de pago y será tratada con base en la legislación aplicable en materia de datos financieros, comerciales y crediticios, y las finalidades legítimas allí mencionadas para su utilización como elemento de análisis para establecer y mantener una relación contractual o comercial, cualquiera que sea su naturaleza, el reporte a centrales de riesgos, así como para la evaluación de los riesgos derivados de una relación contractual vigente.

Los Datos Personales entregados por el Titular serán usados para efectos de prestar los servicios que estos contraten con Opticalia y sus establecimientos comerciales aliados. En caso de que el Titular decida no entregar los Datos Personales solicitados, acepta y reconoce que todo o parte de los servicios de Opticalia no podrán ser prestados. Así pues, el Titular acepta que no está obligado a dar su consentimiento para el Tratamiento de tus Datos, pero de no hacerlo, Opticalia no podrá prestar los servicios solicitados ni hacerle llegar información que sea de su interés a través de los canales de comunicación que Opticalia dispuso para tal fin.

Artículo 13. Transmisión de Datos Personales. Para la Transmisión de los Datos Personales de los Titulares, así como como para cualquier Transmisión que Opticalia realice para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento o para delegar el Tratamiento en un tercero que se convierta en Encargado, Opticalia tomará todas las medidas que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de las presentes Políticas, así como para garantizará al Titular el ejercicio de sus derechos.

Artículo 14. Transferencia de Datos Personales. En el evento en que Opticalia transfiera temporal o definitivamente los Datos Personales a un tercero, dentro o fuera del país, caso en el cual dicho tercero se convertirá en el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, tomará las medidas necesarias para preservar los derechos de los Titulares durante la Transferencia.

Artículo 15. Temporalidad en el Tratamiento. Los Datos Personales recolectados por Opticalia serán tratados durante el tiempo requerido para el cumplimiento de las finalidades descritas en las presentes Políticas.

Artículo 16. Tratamiento especial a los Datos Personales de Menores de Edad. El Tratamiento de los Datos Personales que pertenecen a los Menores de Edad, los cuales se autorizada por sus acudientes y/o representante, tendrán en cuenta los derechos prevalentes en cabeza de los niños y niñas que funjan como Titulares de la información.

Artículo 17. Confidencialidad. Opticalia protegerá la privacidad de la información. Puede suceder que, en virtud de órdenes judiciales, o de regulaciones legales, se deba revelar información a las autoridades que así lo requieran.

Artículo 18. Registro Nacional de Bases de Datos. Opticalia realiza el registro de las bases de datos de las que es Responsable en los términos de la legislación vigente, lo cual lleva a cabo ante el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la SIC. En atención al régimen aplicable, Opticalia realiza la actualización de dicho registro, para lo cual atiende los procedimientos dispuestos por la autoridad competente.

Artículo 19. Cookies. Opticalia utiliza "cookies" o tecnologías similares para la recolección de este tipo de datos personales. Las cookies son una pequeña cantidad de datos que generalmente incluye un identificador único anónimo que es enviado al computador o dispositivo del Titular a través de un sitio web y almacenado en el disco duro con el fin de salvaguardar sus preferencias de navegación. Este dato almacenado en el disco duro del Titular ayuda a mejorar el acceso y utilización de los servicios que son ofrecidos por Opticalia.

El Titular puede configurar su navegador para aceptar todas las cookies, rechazarlas o recibir una notificación cuando se envía una cookie.

Se advierte que, si se elige rechazar todas las cookies, es posible que el Titular no pueda utilizar de manera efectiva algunos de los recursos y servicios ofrecidos por Opticalia.

La utilización de cookies para identificar al Titular le evita tener que configurar las preferencias de navegación, lo cual se aplica bajo estrictos estándares de seguridad. Este procedimiento le permite al Titular ahorrar tiempo. Las cookies también pueden permitir el rastreo y dirección de los intereses de los Titulares con el fin de mejorar su experiencia frente a los servicios prestados por Opticalia. En general, Opticalia, o quien este designe, podrán utilizar esta información para mejorar la experiencia del Titular, así como la calidad de las funcionalidades que la componen.

Artículo 20. Comunicación de la información. Opticalia podrá comunicar, Transmitir o Transferir sus datos personales a terceros localizados dentro o fuera del territorio nacional. Ante comunicaciones de esta naturaleza, Opticalia garantiza que lo hará con las garantías adecuadas establecidas en la legislación vigente y enviará la información a puertos seguros de información. La información personal de los usuarios podrá ser comunicada a las empresas que componen el grupo al que pertenece Opticalia, sea que se localicen dentro o fuera del país, a los establecimientos de comercio y aliados comerciales con los que tenga una relación contractual vigente y a terceros que requieran la información para su Tratamiento de acuerdo con las finalidades contenidas en las presentes Políticas.

Artículo 21. Seguridad. Opticalia garantiza que cumplirá con el deber de confidencialidad sobre los datos del usuario y los conservará hasta que el usuario comunique su voluntad de darse de baja o mientras existan obligaciones legales o contractuales que justifiquen mantener los datos, de acuerdo con la normativa vigente. Opticalia adoptará las medidas de seguridad exigidas por la legislación aplicable para evitar, en relación con los datos personales del Titular, su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, siempre de acuerdo con el estado de la tecnología disponible.

Opticalia toma precauciones para proteger la información personal de los Titulares, la cual es objeto de salvaguarda tanto on-line como off-line. El Titular acepta y reconoce que cada vez que Opticalia recopila información personal, la cual tendrá connotación confidencial en sus sistemas, esa información es entregada y Tratada de forma segura mediante protocolos de seguridad de red.

Para proteger la integridad de la información, solo los empleados que lo necesiten, o terceros debidamente habilitados, tendrán acceso a ella en atención a los trabajos específicos que deban adelantar. Las computadoras y servidores en los que Opticalia almacena la información se mantienen en un entorno seguro de protección. El Titular acepta y reconoce que Opticalia puede procesar la información personal del Titular en un servidor ubicado dentro o fuera del país en donde vive.

CAPÍTULO IV

PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Artículo 22. Atención de consultas y reclamos. El Titular puede ejercer los derechos descritos en el Artículo 7 de las presentes Políticas dirigiendo un escrito a la siguiente dirección: Avenida Carrera 9 N° 113-52 Oficina 901-908 de Bogotá, Colombia.

Así mismo, para cualquier cuestión derivada de las presentes Políticas y para el ejercicio de sus derechos, el Titular puede ponerse en contacto con Opticalia a través del e-mail [email protected], o bien en la siguiente línea telefónica 018000 959515. Estos canales de atención están adscritos al área de atención al usuario, la cual es la encargada internamente de velar por la protección de los derechos emanadas del régimen de protección de datos de naturaleza personal.

Artículo 23. Procedimiento para consultas. El Titular o sus causahabientes podrán realizar consultas sobre sus Datos Personales que reposen en la Base de Datos, ya sea por escrito o personalmente a través de los medios descritos en el Artículo anterior de las presentes Políticas. En consecuencia, Opticalia, o a quien éste designe, garantizará el derecho de consulta, suministrando al Titular o sus causahabientes toda la información que esté contenida con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará al Titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Artículo 24. Procedimiento para reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa de protección de Datos Personales o éstas Políticas, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual deberá incluir: (i) la identificación del Titular; (ii) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones; y (iv) los documentos que fundamenten los hechos del reclamo.

El reclamo se formulará por escrito dirigido a Opticalia, o a quien éste designe, y se deberá enviar a la dirección indicada en el Artículo 16 de las presentes Políticas.

Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al Titular o sus causahabientes dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que señale “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea cedido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 25. Quejas ante la SIC. El Titular, sus causahabientes o apoderados, deberán agotar el trámite de consulta ante Opticalia o quien éste designe, con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la SIC.

Artículo 26. Reporte de información negativa. Opticalia podrá efectuar el reporte de información negativa sobre incumplimiento de obligaciones de los Titulares que hayan dado su Autorización para tal efecto, pero en cualquier caso requerirá comunicarlo previamente al Titular.

CAPÍTULO V

FINALIDAD Y VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS

Artículo 27. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales. Opticalia podrá utilizar los Datos Personales que recolecte con propósitos laborales, comerciales, contractuales y financieros, como también para adelantar las actividades inherentes a su objeto social:

  1. Propósitos laborales. Manejo de nómina, procesos de admisión y selección de personal de Opticalia o de terceros, vinculación al sistema de seguridad social en favor del Titular y los miembros de su familia, salud ocupacional, seguridad en el trabajo, alimentación de la información requerida por los sistemas de gestión de la salud y seguridad social, y para entablar contacto con los exempleados.

  2. Propósitos contractuales y financieros. Procesos de admisión, selección y vinculación de contratistas, proveedores y clientes de Opticalia, y lograr una eficiente comunicación con las partes intervinientes en los contratos que se suscriban en desarrollo del objeto social de Opticalia.

  3. Propósitos comerciales. Contestar las solicitudes de compras, tramitar peticiones de información o de compras, mantener las relaciones contractuales y precontractuales existentes, ofrecer servicios, y enviar promociones y/o productos de Opticalia. En caso de recibirse publicidad de la página web o en el proceso de compra, los datos personales podrán ser suministrados a las empresas del sector óptico pertenecientes a Opticalia Colombia S.A.S., para llevar a cabo las mismas finalidades.

  4. Propósitos para la prestación de servicios. Opticalia Tratará los Datos Personales que recabe a través de su Página Web para cumplir con las obligaciones contraídas con los Titulares de los Datos Personales y Datos Personales Sensibles, realizar actividades propias del objeto social de Opticalia y ejecutar relaciones contractuales, compartir, Transferir y Transmitir los Datos Personales a terceros proveedores de servicios que se encarguen del Tratamiento de los Datos Personales, quienes podrán almacenar, tratar, proteger y mantener los Datos Personales entregados, atender y gestionar las solicitudes y sugerencias realizadas por los Titulares sobre los servicios prestados, almacenar la información en historias clínicas en atención a la regulación vigente en la materia, cumplir con las compras de productos realizadas a través de la página web de Opticalia y proceder con su entrega, entregar los Datos a entidades gubernamentales cuando estas así lo soliciten, dar cumplimiento a la normatividad en materia sanitaria, y atender requerimientos administrativos y judiciales cuando así se requiera, programar la realización de citas médicas o de controles en caso de que resulte necesario, facturar las compras, administrar mi historia clínica para los efectos necesarios de consultas y compras, enviar información relacionada con los productos de Opticalia, recordar las consultas clínicas que hayan sido programadas y adelantar campañas publicitarias. Cuando se obtengan Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, se obtendrá la Autorización de los padres o del tutor del menor. A dichas Autorizaciones también les será aplicable lo establecido en estas Políticas. Los Datos Personales recolectados a través de la Página Web de Opticalia serán Tratados con el fin de garantizar un buen servicio cuando se efectúe una compra a través de ésta. Así mismo, será Tratada para responder las cuestiones que platee el Titular a través de los formularios de contacto y de comentarios de Opticalia, y para hacerle llegar al Titular información que sea de su interés a través de los canales de comunicación de Opticalia.

Artículo 28. Vigencia. El presente Manual rige a partir de la fecha de su expedición. El periodo de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información.

Artículo 29. Cambios en estas Políticas. Opticalia podrá revisar las disposiciones contenidas en estas Políticas y realizar las modificaciones que estime pertinentes. La versión más reciente de las Políticas regirá el uso de la información personal. Si se lleva a cabo un cambio que sea material, le notificaremos al correo electrónico del Titular sobre dicho suceso.

Artículo 30. Actualización de las Políticas. Estas Políticas se actualizaron por última vez en junio de 2020 y podrán ser revisadas o actualizadas cada 12 meses. La versión más actualizada de las Políticas estará vigente en la Página Web de Opticalia.

Probador virtual

Opticalia les ofrece a los usuarios de la Página Web un probador virtual de los productos, a través del cual podrán interactuar con el producto objeto de la compra sin ejercer contacto físico. Su funcionalidad dependerá de las medidas del rostro del usuario y de la información suministrada para su utilización. Para su uso, Opticalia requiere llevar a cabo el tratamiento de la imagen facial del usuario con la finalidad exclusiva de mejorar su experiencia al momento de seleccionar el producto de compra.

Para el uso del probador virtual, el usuario podrá cargar una fotografía o emplear su cámara para la toma de la imagen. El uso del probador virtual es voluntario y la recopilación de datos se realiza con el interés legítimo de ofrecerle al usuario una mejor experiencia de servicio. El material fotográfico o de video será eliminado luego de hacer uso del probador virtual. Opticalia no será responsable por aspectos tales como la calidad de la conexión de internet que el usuario utilice para el suministro de su imagen facial, la calidad de la cámara ni por las condiciones de iluminación y entorno con las que cuente al momento de usar el probador virtual.

Dado en Bogotá en el mes de junio de 2020.

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